مکنزی (۱۳۷۵) هم معتقد است که با مدیریت زمان هر کس می تواند تا ۲ ساعت وقت در روز صرفه جویی کند یعنی ۱۰ ساعت در هفته و ۴۰ ساعت در ماه و به این ترتیب در ماه یک هفته و در سال ۱۲ هفته وقت اضافی داریم و اگر سازمانی وجود داشته باشد ه کارمندانش بجای ۱۲ ماه در تقویم سالیانه ۱۵ ماه داشته باشند چه کارها که نمی تواند بکند زیرا امروزه در دنیای کسب و کار معادل تولید و خلاقیت است و هر چه از زمان به نحو موثرتری استفاده شود بر خلاقیت افزوده می گردد.
۴- موفقیت در کسب هدفها: با داشتن هدف جهت حرکت تعیین می شود. اگر ندانید به کدام جهت می روید احتمال اینکه در جایی فرود آیید که آرزوی فرود در آنجا را نداشته اید، زیاد است.
با داشتن هدف است که می توانید آنچه را که قسمت شما، در پی دستیابی به آن است و یا متناسب با فعالیت های آن است را شرح دهید. کسانی که هدف و رنامه ندارند چون نمی دانند که چه باید بکنند لزوم مدیریت بر وقت خود را احساس نخواهند کرد.
آنها در واقع با مشکل زمان روبرو نیستند زیرا قصد حرکت به جایی را ندارند. اگر قرار است هدفی انتخاب شود باید زمان لازم هم برای رسیدن به آن در نظر گرفته شود تا حصول اهداف امکان پذیر باشد. افراد به زمان نیاز دارند تا به اهداف خود برسند و به اهداف نیاز دارند تا به موفقیت دست پیدا کنند این رابطه تنگاتنگ در مدیریت زمان از اهمیتی فراوان برخوردار است.
چون با از دست دادن زمان در واقع هیچ کاری نمی توان کرد. اهداف روشن حدود کار را تعیین می کند و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز می سازد. بدون اهداف روشن ممکن است کارها کاملاً به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است تمام شود. بنابراین نتایج حاصل از مدیریت زمان آنگاه مثمر ثمر خواهد بود که تصمیم بگیرید در مقصودی دیگر از آن استفاده کنید.
در غیر اینصورت وقت ذخیره شده چه چیزی را عایدتان می سازد کار بیشتر دغدغه بیشتر در حالیکه ارزش واقعیت مدیریت زمان تعالی بخشیدن به حیات آدمی در تمام ابعاد و زندگی آسوده تر و بهتر است، زیرا بدون هدف زندگی معنا و مفهومی نخواهد داشت و با تعیین هدف است که انسان بر انگیخته می شود تا در جهت حصول آن نقشی ایفا کند.
از این رو چهار عرصه فوق نشان می دهد که استفاده صحیح از زمان تا چه حد می تواند در بر کندن ریشته اضطراب و در برقراری تعادل منطقی بین امور کاری زندگی موثر باشد و تا چه میزان می تواند در افزایش خلاقیت و حصول اهداف از پیش تعیین شده تاثیر بگذارد.
پس از تعیین هدف آنچه که در مدیریت زمان حائز اهمیت است اولویت بندی کارها است بعد از آن در نظر گرفتن مناسب ترین زمان برای انجام آن. به قول مکنزی (۱۳۷۵) اگر واقعاً می خواهید از زمانی که در اختیار دارید به نحو مطلوب استفاده کنید برنامه ریزی وقت بهترین کاری است که می توانید انجام دهید به این ترتیب که هدفهای خود را مشخص و برای آنها مقاصدی تعیین نمائید سپس فعالیت های روزانه را به گونه ای تقسیم کنید که تحقق اهداف فوق را امکان پذیر سازد.
اسلامی (۱۳۷۳) معتقد است:
اگر در مدیریت وقت فرد ۲۰% از وظایف خود را انجام بدهد می تواند ۸۰% نتیجه را بدست آورد به این صورت که اگر یک مدیر از کارهای روزانه خود لیستی تهیه کند و آن مثلاً ده مورد باشد او می تواند امیدوار باشد که ۸۰% از کارهای مهم خود را با انجام دادن دو مورد از مهمترین موارد مندرج در لیست به انجام برساند.
قانون پارتو نشان می دهد که یک مدیر در تنظیم اوقات خود و برای استفاده بهتر از وقت باید همواره در فکر انجام دادن مهمترین کارها باشد. زیرا منابع و امکانات آدمی محدود است و باید به نحو منطقی و عقلانی مورد استفاده قرار گیرند. مدیر باید فکر خود را بر فعالیت هایی متمرکز سازد که بیشتری نتایج را عاید می سازد و از پرداختن به مسائل سطحی و حاشیه ای پرهیز کند.
علاوه بر این توجه به سیکل انرژی فرد در برنامه ریزی روزانه از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این زمینه مکنزی ۰۱۳۷۵) می نویسد: « بسیاری از افراد اوقاتی از روز را با انرژی و توان جسمانی و فکری بیشتر کار می کنند و در مواقعی نیز غیر فعال تر هستند. بسیاری از آنها مثلاً بعد از صرف ناهار دچار کمبود انرژی می شوند صبح هنگام در ساعت چهار صبح می توانند پر توان و نیرومند از خواب بیدار شوند.
اصول مدیریت زمان
یکی از لازم ترین و مهمترین مباحث در موضوع مدیریت زمان آشنایی با اصول و قواعد آن و کسب مهارت برای بکارگیری این اصول در زندگی است. در همین زمینه نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد یک کتاب مدیریت زمان مهمترین اصول و قواعده مدیریت زمان را بشرح ذیل بیان می کند:
۱- اصل برنامه ریزی برای کوچک ترین واحد زمان
۲- اصل استفاده از برنامه ریزها در استفاده از زمان
۳- اصل اولویت بندی کارها
۴- اصل هدفمندی و هدف گزاری (کلید طلایی مدیریت زمان)
۵- اصل واگذاری وظایف
۶- اصل توجه به امروز
۷- اصل استراحت منظم
۸- اصل ۲۰/۸۰ قانون پارتو (۲۰% کار مفید ۸۰% پیشرفت برای شما)
۹- اصل عمل بجای گفتن
۱۰- اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها
۱۱- اصل استفاده از اوقات سوخته (صص ۳۵-۱۵)
نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد دوم مدیریت زمان به بیست و شش اصل دیگر از اصول مدیریت زمان به شرح اشاره داشتند:
۱- اصل تنافس( به معنای تلاش دو انسان است که هر کدام می خواهد شیء نفیسی را که برای دیگری است در اختیار بگیرد).
۲- اصل سهر و سحر(سهر به معنای بیداری در شب و سحر به معنای وقت مخصوص نزدیک به طلوع فجر است).
۳- اصل اندیشه سپس عمل
۴- اصل کار در شرایط زیر صفر
۵- اصل مدیریت زمان حتی در خانه
۶- اصل شناخت بهترین و مناسب ترین زمان ها
نگاه به مدیریت زمان از منظر دین
زمان و استفاده صحیح از آن آنقدر مهم و قابل ارزش می باشد که خداوند حکیم در قرآن مجید به آن قسم می خورد و می فرمایند: عمر خود را به خسران و زیان نگذرانید و در برنامه آن برنامه ریزی نمایید و آن را به بهائش معاوضه نمایید. (سوره عصر آیات ۱ و ۲)
اصلی پور (۱۳۷۷) به برخی از اصول مدیریت و رهبری از دیدگاه نهج البلاغه اشاره کرده که یکی از آن اصول اصول عمل کردن طبق برنامه و زمان است در این اصل گفته شده حضرت علی (ع) در حکمت ۴۰۳ می فرمایند: «کسی که به کارهای مختلف می پردازد نقشه و پیش بینی هایش به جای نمی رسد. (ص ۸۱).
حضرت علی در بخشی از فرمان مبارک خود به مالک اشتر می فرمایند:
کار هر روز را در همان روز انجام بده زیرا برای هر روز موقعیتی است (نهج البلاغه، ترجمه ارفع، ۱۳۷۹، ص ۱۱۱۳)
اینکه امیر المومنین (ع) می فرماید: زیرا برای هر روز موقعیتی است مبنای بسیار متین برای وظیفه مزبور می باشد چنانکه دیروز برای خود از نظر امکانات و عمل و معلومات و قدرت انجام دهنده کار و غیره موقعیت خاصی داشته است و ممکن است امروزه همه آنها یا مقداری از آنها منقضی یا دگرگون گردد که موجب فرصت یا از دست رفتن توانایی انجام کار بوده باشد و هم چنان امروز نیز با نظر به امور فوق موقعیت مخصوص به خود را دارد که امروز با نظر به آن موقعیت قابل تحقیق و فردا همین طور.
همچنین حضرت می فرمایند:
بپرهیز از شتابزردگی در امور پیش از آنکه وقتش رسیده باشد و بپرهیز از سستی و ضعف اراده در موقع الامکان اقدام به امر .
یکی از وضایف بسیار مهم زمامداری حفظ متانت و آرامش در اقدام به امور زمامداری است که بشر در طول تاریخ پشت سر گذاشته است چه شرقی و چه غربی خواه در امور سیاسی و خواه در امور اقتصادی و جنگی و از تخلف از دو اصل مزبور (شتاب و اقدام به یک امر پیش از رسیدن به موقعیت آن و تاخیر و درنگ در اقدام به امری که موقعش رسیده و در حال از دست رفتنش است) صدمه ها دیده و امتیازاتی را از دست داده که چه بسا در سرنوشت تاریخی او موثر بوده است.
دستور مبارک امام علی (ع) هشدار جدی به زمامدار است برای متذکر ساختن او به لزوم درک و شناخت موقعیت اقدام و امور از راه بیان این دو اصل. (هم شتابزدگی در امور پیش از رسیدن موقع آن خطا است و هم تاخیر و درنگ از اقدام به امری که وقتش رسیده و در معرض زوال و خروج از اختیار آدمی است غلط است)
مولای متقیان حضرت علی (ع) که خود شاگرد شایسته پیامبر اسلام (ص) و در کلاس تربیت قرآن شریف شخصیت با عظمتش شکل گرفته است در مدیریت اجتماعی سیاسی تقسیم کار و توزیع و تنظیم وقت را همیشه مد نظر داشت و مدیران دستگاه اجرایی را به رعایت این اصل موفقیت آور توصیه می فرمود. چنانکه در ضمن سخنان گرانقدرش به مالک اشتر می فرماید:
مقداری از وقت خویش را برای مراجعه کنندگان نیازمند قرار بده و خود را برای نشیدن سخنانشان آماده ساز در جمع آنان بنشین و برای خوشنودی خداوندی که تو را آفریده در برابرشان فروتن باش و سپاهان و همکاران و نگهبانان و پاسداران خویش را از حضور در مجلس دور بدار تا بدون ترس و نگرانی سخن دل خویش را بگویند.
هنگامی که حضرت علی (ع) در دستور عمل حکومتی خود به مالک اشتر طبقات جامعه را از نظر مسئولیت به ارتشیان و کارمندان دولت، بازرگانان صنعتگران اهل ذمه و قضات و مستمندان دسته بندی می کند در پایان این بخش سخن به نکته ای اساسی در امر مدیریت توجه می دهد و می فرماید:
ای مالک برای هر یک از این گروه های اجتماعی به آن مقدار که کارشان اصلاح گردد بر حاکم و مدیر حقی است. بنابراین، مدیر باید زمان را نسبت به کارها و مراجعاتش تقسیم کند. برای هر یک از کارها زمان خاصی را منظور بدارد تا هم از نظر دقت با کمبود رو برو نشود و هم از نظر رسیدگی به کارها مجبور به حذف بعضی از آنها نباشد.
لحظه های گرانبهای زندگی که مجموعاً عمر انسان را تشکیل می دهند دارای ارزش های فراوانی هستند که توجه و آگاهی و بهره برداری صحیح و مناسب از این لحظه ها موجب رشد و تعالی را فراهم و غفلت و بی خردی بزرگترین خسارت را نصیب انسان خواهد کرد.
