مطابق ماده ۱۷ آیین نامه مواد ۱۴۷و۱۴۸ محل تشکیل هیات اداره ثبت محل خواهد بود و جلسات آن با حضور۲ نفر از اعضا رسمیت یافته و تصمیمات هیات حداقل با دو رأی‌ لازم الاجرا می‌باشد.

هیات حل اختلاف موضوع مواد ۱۴۷و۱۴۸ قانون ثبت پس از تشکیل ، اظهارات متقاضی را اخذ می کند که اهم آن به قرار زیر است:

۱) مال غیر منقول را از چه کسی خریداری ‌کرده‌است که در صورت تعاقب ایادی اسامی را اعلام می کند تا به مالک ثبتی ختم گردد.

۲) ملک درحال حاضر به صورت باغ یا زمین کشاورزی یا ساختمان یا به هر صورت دیگر است ذکر گردد.

۳) ملک به صورت محصور است یا غیر محصور .

هیات فوق الذکر پس از تشکیل و اخذ اظهارات متقاضی یکی از کارشناسان ثبتی را انتخاب می‌کند . کارشناس منتخب پس از ارجاع پرونده ، محل را معاینه کرده و تصرفات فعلی متقاضی را از نظر تناسب میزان مالکیت با تصرفات با توجه به سوابق پرونده ثبتی مشخص و ضمن ترسیم نقشه ، محل مورد تصرف را روی آن منعکس می کند و علاوه بر آن حدود و ثغور، مساحت عرصه، قدمت اعیان ملک، حقوق ارتفاقی، شماره فرعی و اصلی، نحوه تصرفات و ارزش عرصه و اعیان مراتب را صورت جلسه کرده و به امضای متقاضی یا متقاضیان و شهود معرفی شده از سوی متقاضی رسانیده و صورتمجلس و نقشه ترسیمی را به دبیر هیات تسلیم می نمود.

گفتار دوم ـ صلاحیت هیات حل اختلاف

طبق ماده ۱ قانون تعیین تکلیف ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی که مقرر می‌دارد :« به منظور صدور اسناد مالکیت ساختمان های احداث شده بر روی اراضی با سابقه ثبتی که منشاء تصرفات متصرفان ، نیز قانونی است و هم چنین صدور اسناد مالکیت برای اراضی کشاورزی و نسق های زراعی و باغاتی که شرایط فوق را دارند لیکن به علت وجود حداقل یکی از موارد مندرج در ماده فوق الذکر، صدور سند مالکیت مفروزی از طریق قوانین جاری برای آن ها میسور نیست ، در هر حوزه ثبتی هیات یا هیاتهای حل اختلاف که در این قانون هیات نامیده می شود با بررسی مدارک و دلایل ارائه شده و در صورت لزوم انجام تحقیقات لازم و جلب نظر کارشناس مبادرت به صدور رأی‌ می کند .»هم چنین با توجه به ماده ۶ آیین نامه اجرایی قانون مذکور مستفاد می‌گردد که هیات حل اختلاف موضوع قانون فوق الذکر صلاحیت رسیدگی به کلیه تقاضاهای واصله ‌به این هیات را دارا می‌باشد ،و هیچ مرجع دیگری توسط قانون غیر از هیات حل اختلاف پیش‌بینی نگردیده است .

البته نکته ای که از ذکر آن نباید غافل شد این است که هرگاه اختلاف در اصل ملکیت مطرح باشد این موضوع از صلاحیت هیات خارج و در صلاحیت محاکم قضایی می‌باشد و تا زمانی که دادگاه اقدام به صدور حکم ننماید هیات حق رسیدگی به موضوع را نخواهد داشت .

در ماده ۱۴۷ اصلاحی قانون ثبت مصوب ۱۳۶۵، رسیدگی به همه موارد مندرج در ماده مذبور و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک در صلاحیت هیات یا هیاتهایی مرکب از دو نفر قاضی دادگستری و یک نفر از کارکنان ثبت بود که به هر حال این هیات به شرط توافق طرفین به موضوع رسیدگی و اتخاذ تصمیم می نمود.^[۹۲] ولی به موجب مواد ۱۴۷و۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت مصوب ۲۱/۶/۱۳۷۰در صلاحیت ‌هیات‌ها تغییراتی به وجود آمد، بدین شرح که به منظور رسیدگی سریع تر به پرونده ها و این که اگر اختلافی بین طرفین وجود نداشته و به اظهارنظر قضایی نیازی نباشد و در نتیجه از اتلاف وقت و صرف هزینه های نابجا جلوگیری گردد دو مرجع مختلف به شرح زیر برای رسیدگی به تقاضاها مقرر گردید:

الف : رئیس ثبت اسناد و املاک محل ملک یا کفیل اداره ثبت

در خصوص موارد صلاحیت رئیس ثبت می توان به بندهای یک و دو ماده ۱۴۷ اصلاحی قانون ثبت اشاره نمود که مهم ترین رکن آن ها ، وجود توافق بین متصرف و مالک است . اما صرف توافق کافی نیست و شرایط دیگری هم لازم است .از جمله در بند ۱ ماده فوق الذکر که املاک مفروزی را مد نظر دارد ، باید تصرف بلامنازع متصرف، توسط کارشناس ، محرز گردد و کسی به تصرف معترض نباشد و عرصه مورد تصرف نیز متعلق به اوقاف یا دولت یا شهرداری نبوده و مالک عرصه و اعیان یکی باشد و علاوه بر این ، باید ملک مورد ادعا دارای سابقه ثبت بوده و متصرف نیز بتواند سند عادی مالکیت خود را ارائه نماید .و یا ‌در مورد املاک مشاعی ، باید کلیه مالکین مشاعی با تصرفات مفروزی متصرف موافقت داشته باشند و کسی نسبت به آن معترض نبوده و مقدار تصرف متقاضی هم از سهم فروشنده در کل ملک بیشتر نباشد .

اما گذشته از تمامی این شرایط باید اتخاذ تصمیم برای رئیس ثبت ، امکان داشته باشد و الاپرونده را جهت رسیدگی به هیاتهای حل اختلاف خواهد فرستاد. هم چنان که مطابق بند ۸ بخشنامه شماره ۱۵۷۹۱/۴۱/۱ تاریخ ۲۳/۹/۱۳۷۸ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، مهری با این عنوان « توافقی نیست به هیات حل اختلاف ارجاع شود.تاریخ …رئیس ثبت » باید از طرف اداره کل ثبت استان تهران تهیه گردد و روسای کلیه واحد های ثبتی مکلفند برابر مقررات مصرحه در آیین نامه ، به ترتیب و نوبت ، تقاضاها را رسیدگی ، در صورتی که سند مالکیت قابل صدور از طریق توافقی نباشد ، تقاضارا به مهر مذکور ممهور و توسط دبیرخانه به هیات ارجاع نمایند.

البته بخشنامه فوق الذکر به علت جلوگیری از تضیع حقوق متقاضیان و پیش گیری از ارجاع بی دلیل پرونده ها از ناحیه رئیس ثبت به هیات حل اختلاف ، در ادامه چنین مقرر داشته که روسای ثبت مکلفند مراتب عدم حصول توافق را به طور مستدل و روشن قید نمایند و سپس پرونده ها را به هیات حل اختلاف ارجاع کنند.

ب :هیات حل اختلاف مستقر در ثبت محل

رسیدگی به آن قسمت از تقاضاهایی را که در صلاحیت هیات حل اختلاف است می توان به شرح زیر طبقه بندی کرد:

۱)تقاضاهای مربوط به املاک مفروز که دارای شرایط زیر باشد:

* بین اشخاص در تصرف اختلاف باشد به عبارت دیگر تصرف متصرف و متقاضی بلا منازع نباشد

* وجود معترض

* عدم امکان اتخاذ تصمیم برای رئیس ثبت

* عدم ارائه سند عادی مالکیت

۲) در تقاضاهای مربوط به املاک مشاع باید به دو نکته توجه شود:

* به سایر مالکین مشاعی دسترسی نباشد

* مال مشاع را قبل از افراز نمی توان با حدود اربعه معین به ثبت رسانید.

۳)مواردی که عرصه مورد تقاضا وقف است .

۴)مواردی که عرصه تقاضا متعلق به دولت یا شهرداری است .

۵)مواردی که مالکیت عرصه و اعیان مورد تقاضا از هم جداست .

۶)مواردی که ملک مورد تقاضا سابقه ثبت نداشته باشد.

۷)رسیدگی به تقاضای اتباع بیگانه .^[۹۳]

نکته ای که راجع به بند ۵ باید متذکر گردید این نکته می‌باشد که « به منظور جلوگیری از تصرفات غیر قانونی اشخاص در اراضی دولتی و شهرداری‌ها تنها تصرفاتی معتبر شناخته می شود که تا تاریخ ۱/۱/۱۳۷۰ احداث بنا شده باشد».^[۹۴]

گفتار سوم ـ نحوه رسیدگی به تقاضاها و صدور رأی‌